Asistente de Dirección

Título del Puesto: Office Assistant

Puesto al que reporta: Dir Manufacturing

Ubicación: Planta Escobedo

Propósito del puesto:

Administrar y dar seguimiento a las agendas de trabajo del Director de Manufactura y el Equipo de Liderazgo de Planta Monterrey para asegurar la participación en los momentos requeridos y facilitar la comunicación y colaboración activa entre las funciones. Administrar recursos, isumos e información de manera efectiva para facilitar las sesiones estratégicas del Equipo de Liderazgo. Coordinar diferentes eventos de comunicación hacia el personal administrativo y operativo, y las agendas de todas las visitas corporativas e internas, asi como auditorías corporativas y regulatorias.

Resumen de los principales procesos:

Administrar agenda de Director de Manufactura y el Equipo de Liderazgo. 30%

• Definir con el Director las sesiones y reuniones confirmadas al inicio de cada semana.
• Coordinar con corporativo las sesiones de resultados mensual y trimestral.
• Gestionar solicitudes del personal para reuniones con el Director.
• Agendar las sesiones mensuales de 1:1 con el Equipo de Liderazgo.
• Realizar reservas de viajes para integrantes del Equipo de Liderazgo, y reportes de gastos.
• Coordinar la agenda de la reunión estratégica semanal del Equipo de Liderazgo.
• Calendarizar sesiones recurrentes, eventos externos, auditorías, etc.
• Coordinar eventos internos y externos del Equipo de Liderazgo (eventos de integración, eventos corporativos).

Administrar caja chica, tarjeta de crédito y control de insumos. 20%

• Mantener y administrar de manera eficiente y efectiva el monto asignado como caja chica  y tarjeta de crédito  para contar con el recurso cuando se necesite.
• Solicitar y dar seguimiento a la adquisición de insumos y consumibles de la cafetería y artículos de oficina y sala de dirección con la finalidad de que se encuentren abastecidos y en optimas condiciones.

Consolidar la información de los resultados de todas las áreas (diario, semanal y mensual). 25%

• Solicitar y dar seguimiento con los líderes de cada área la captura de sus resultados diarios, y mensuales para ser colocado en los pizarrones de comunicación y en los archivos virtuales (workplan y score card). La actualización del Score Card es mensual.

Coordinar eventos de comunicación y visitas internas y externas. 25%

• Apoyar en la organización de las sesiones de All Hands (presentación de resultados mensuales para administrativos) para asegurar que se encuentren funcionando los recursos de audio, video, mobiliario etc.
• Apoyar en la organización de las sesiones de Townhall (presentación de resultados trimestrales con personal operativo).
• Organizar la recepción y estadía de las visitas a planta, ya sean internas o externas conectando con las áreas de patrimonial  para asgurar que se lleven una buena impresión. Esto incluye desde apoyar con sus reservaciones de hotel cuando es necesario, hasta preparar Equipo de Protección Personal previo a la llegada de la visita; para la comida investigar si se requiere algún alimento especial o si existe alguna alergia y/o restricción en la dieta.
• Contratar servicios de traducción/interpretación cuando se requiere.

Retos del puesto:

• Obtener la información de las áreas para mantener los documentos actualizados en tiempo.
• Asegurar que los reportes de viajes se capturan y aprueban a tiempo.
• Realizar presentaciones de negocio.
• Resolver cambios de último minuto en viajes del Equipo de Liderazgo.

Conocimientos Específicos:      

Bilingüe Español-Inglés (de negocios)

Microsoft Office (Excel, Power Point, Word)

Administración de recursos

Administración del tiempo

Habilidades/ Destrezas:            

Buena organización, Actitud de servicio, Atención al detalle, Integridad, Ética

Discreción.

Educación:

Licenciatura Terminada (Comunicaciones, Administración de empresas, Ingeniería Industrial, o afín).

Experiencia:     

3 años de experiencia como asistente administrativa en una compañía trasnacional.

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